Kromě předběžné informace pro Oddělení pro vzdělávací a tvůrčí činnost je nutné příjezd zahraničního akademického pracovníka (krátkodobá návštěva v rámci projektové spolupráce, přednáška nebo přednáškový cyklus, školení v rámci některého z mobilitních programů nebo příjezd za účelem zaměstnaneckého poměru) evidovat také prostřednictvím online registrace příjezdů na VUT.

Formulář vyplní buď přímo zahraniční pracovník nebo kontaktní osoba z FCH. Jak postupovat vám napoví manuál (česky a anglicky). Na základě takto získaných informací je pak možné akademikovi např. vystavit letter of invitation, potvrdit mobility agreement, dokumenty k vízu, pomoct s rezervací ubytování, případně poskytnout další služby podle domluvy  (v součinnosti s rektorátním Welcome Service a personálním oddělením FCH). 

V případě, že se stážista domlouvá na příjezdu napřímo s potenciálním mentorem, je nutné rovněž informovat referentku pro incoming studenty, která vyřizuje administrativní záležitosti nehledě na konkrétní mobilitní program (nejčastěji Erasmus+, CEEPUS). Kromě traineeship agreementu či jiné smlouvy o stáži, zašle přijíždějící svoji fotografii na studentský průkaz, potvrzení lékaře a vyplní přihlášku se základními údaji. Elektronická přihláška pro krátkodobé pobyty je otevřená dvakrát ročně (září–listopad a březen–květen), v průběhu roku vyplňují přijíždějící přihlášku „papírovou“. Na základě těchto podkladů se studentů vytvoří profil v Apollu. Mohou si tedy následně podat žádost o ubytování na kolejích a dostanou průkaz studenta. Referentka studentům vystavuje také akceptační dopis, vízové potvrzení, zprostředkuje podpisy na smlouvě o stáži apod. Tyto informace mají přijíždějící k dispozici na webu pro krátkodobé studenty.